5.1.1. Módulo de Contabilidad

Este módulo gestiona todas las transacciones contables de la empresa, incluyendo el registro de ingresos y gastos, la conciliación bancaria, y la generación de estados financieros como el balance general y el estado de resultados. Facilita el cumplimiento de normativas contables y fiscales, y proporciona herramientas para la auditoría interna y externa.

Gestión de Cuentas

• Registro de Transacciones: Registro detallado de todas las transacciones financieras, incluyendo ingresos, gastos, activos y pasivos.

  Cómo Usar:

  1. Accede al módulo de Contabilidad desde el menú principal.

  2. Selecciona “Registro de Transacciones”.

  3. Introduce los detalles de la transacción, como la fecha, el monto y la descripción.

  4. Clasifica la transacción en la categoría correspondiente (ingresos, gastos, activos, pasivos).

  5. Guarda la transacción para actualizar los registros contables.

• Seguimiento de Cuentas: Monitoreo continuo de las cuentas para asegurar la exactitud de los registros y facilitar la toma de decisiones financieras.

  Cómo Usar:

  1. En el módulo de Contabilidad, selecciona “Seguimiento de Cuentas”.

  2. Revisa el estado de las cuentas y las transacciones recientes.

  3. Utiliza las herramientas de análisis para identificar tendencias y posibles discrepancias.

  4. Genera reportes periódicos para mantener un control constante sobre las finanzas.

• Cuentas por Pagar: Registro y seguimiento de todas las obligaciones financieras de la empresa, incluyendo facturas de proveedores y pagos pendientes.

  Cómo Usar:

  1. Selecciona “Cuentas por Pagar” en el módulo de Contabilidad.

  2. Introduce los detalles de las facturas recibidas, incluyendo el proveedor, el monto y la fecha de vencimiento.

  3. Monitorea los pagos pendientes y programa recordatorios para evitar retrasos.

  4. Registra los pagos realizados para mantener los registros actualizados.

Facturación y Cobros

• Emisión de Facturas: Generación y emisión de facturas a clientes de manera rápida y eficiente.

  Cómo Usar:

  1. Accede a la sección de “Facturación” en el módulo de Contabilidad.

  2. Selecciona “Crear Nueva Factura”.

  3. Introduce los detalles del cliente y los productos o servicios facturados.

  4. Revisa y confirma la factura antes de enviarla al cliente.

  5. Guarda una copia de la factura en el sistema para referencia futura.

• Gestión de Cobros: Seguimiento de pagos recibidos y pendientes, facilitando la gestión de cuentas por cobrar.

  Cómo Usar:

  1. En la sección de “Cobros”, selecciona “Gestión de Cobros”.

  2. Revisa el estado de los pagos recibidos y pendientes.

  3. Envía recordatorios de pago a los clientes cuando sea necesario.

  4. Registra los pagos recibidos para mantener los registros actualizados.

Conciliación Bancaria

• Reconciliación de Cuentas: Comparación y reconciliación de los registros contables con los extractos bancarios para asegurar la coherencia y precisión de los datos.

  Cómo Usar:

  1. Accede a la sección de “Conciliación Bancaria” en el módulo de Contabilidad.

  2. Selecciona la cuenta bancaria que deseas reconciliar.

  3. Compara los registros contables con los extractos bancarios.

  4. Identifica y resuelve cualquier discrepancia encontrada.

  5. Guarda la reconciliación para mantener los registros actualizados.

• Detección de Discrepancias: Identificación y resolución de discrepancias entre los registros contables y los extractos bancarios.

  Cómo Usar:

  1. Durante la reconciliación bancaria, presta atención a las discrepancias señaladas por el sistema.

  2. Investiga la causa de cada discrepancia.

  3. Realiza los ajustes necesarios en los registros contables para corregir los errores.

  4. Documenta las acciones tomadas para referencia futura.

Cumplimiento Normativo

• Regulaciones Contables: Aseguramiento del cumplimiento con las normativas contables y fiscales vigentes.

  Cómo Usar:

  1. Mantente actualizado con las normativas contables y fiscales aplicables a tu empresa.

  2. Configura el módulo de Contabilidad para cumplir con estas normativas.

  3. Utiliza las herramientas de auditoría interna para verificar el cumplimiento continuo.

  4. Genera reportes fiscales y contables según los requisitos legales.

• Auditorías: Facilita la realización de auditorías internas y externas mediante la provisión de registros financieros detallados y precisos.

  Cómo Usar:

  1. Prepara los registros financieros detallados utilizando el módulo de Contabilidad.

  2. Proporciona acceso a los auditores internos o externos según sea necesario.

  3. Responde a las solicitudes de información adicional durante el proceso de auditoría.

  4. Implementa las recomendaciones de auditoría para mejorar los procesos contables.

El módulo de Contabilidad del ERP de Tecretail es esencial para mantener la transparencia financiera, mejorar la productividad y reducir el riesgo de errores contables. Con su amplia gama de funcionalidades, este módulo ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas de manera eficiente y efectiva.