5.6.2. Módulo de órdenes de compra

El módulo de órdenes de compra es una herramienta esencial para emitir y gestionar las órdenes de compra a proveedores. Este módulo facilita la creación y seguimiento de órdenes de compra, asegurando que los materiales y servicios se adquieran de manera oportuna y a los mejores precios posibles. A continuación, se detallan las funcionalidades y los pasos para utilizar este módulo:

Emisión y Gestión de Órdenes de Compra

Permite la emisión y gestión de órdenes de compra a proveedores seleccionados.

1. Selecciona “Crear Orden de Compra” en el módulo de Compras.

2. Introduce los detalles del proveedor y los productos o servicios a adquirir.

3. Revisa y confirma la orden de compra antes de enviarla al proveedor.

4. Guarda una copia de la orden en el sistema para referencia futura.

Seguimiento del Estado de las Órdenes de Compra

Monitorea el estado de las órdenes de compra desde la emisión hasta la recepción.

1. En la sección de “Seguimiento de Órdenes”, revisa el estado de cada orden de compra.

2. Actualiza el estado de la orden a medida que avanza en el proceso (emitida, en tránsito, recibida).

3. Coordina con el proveedor para asegurar la entrega oportuna de los productos.

Gestión de Contratos y Acuerdos con Proveedores

Asegura condiciones favorables mediante la gestión de contratos y acuerdos.

1. Accede a la sección de “Contratos y Acuerdos” en el módulo de Compras.

2. Introduce los detalles del contrato o acuerdo con el proveedor.

3. Guarda y monitorea los términos y condiciones para asegurar su cumplimiento.

Generación de Órdenes de Compra

Permite convertir una solicitud aprobada en una orden de compra formal.

1. Convertir solicitud: Selecciona una solicitud de compra aprobada y conviértela en una orden de compra.

2. Completar detalles: Rellena los campos necesarios con información detallada del proveedor, términos de pago, y condiciones de entrega.

Gestión de Detalles de la Orden

Incluye información detallada del proveedor, términos de pago, y condiciones de entrega.

1. Información del proveedor: Incluye el nombre del proveedor, dirección, y datos de contacto.

2. Términos de pago: Especifica las condiciones de pago acordadas, como plazos y métodos de pago.

3. Condiciones de entrega: Define las condiciones bajo las cuales se entregarán los bienes o servicios, incluyendo fechas y lugares de entrega.

Envío al Proveedor

Facilita el envío de la orden de compra al proveedor seleccionado.

1. Revisión final: Revisa todos los detalles de la orden de compra para asegurar su exactitud.

2. Enviar orden: Envía la orden de compra al proveedor a través del sistema, correo electrónico, o cualquier otro método acordado.

Recepción de Bienes

Permite registrar la recepción de los bienes o servicios y verificar que cumplan con las especificaciones de la orden.

1. Registro de recepción: Al recibir los bienes o servicios, registra la recepción en el sistema.

2. Verificación: Verifica que los bienes o servicios recibidos cumplan con las especificaciones detalladas en la orden de compra.

3. Notificación: Notifica cualquier discrepancia o problema al proveedor para su res

Este módulo está diseñado para optimizar el proceso de adquisición, asegurando una gestión eficiente y efectiva de las órdenes de compra, desde la solicitud inicial hasta la recepción final de los bienes o servicios.