Manuel de usuario
  • TECRETAIL ERP V1.0
  • 1. Introducción
  • 2. On-boarding e Inicio Sesión
    • 2.1. Requisitos del Sistema
      • 2.1.1. Hardware
      • 2.1.2. Software
    • 2.2. Metodología On-boarding
      • 2.2.1. Conociendo el Ecosistema de Tecretail
      • 2.2.2. Inicio de Sesión
      • 2.2.3. Creación de Usuarios y Roles
  • 3. Navegación básica
    • 3.1. Interfaz de usuario
    • 3.2. Configuración de Preferencias
    • 3.3. Glosario
  • 4. Marketplace de módulos
    • 4.1. Acceso y Navegación en el Marketplace
    • 4.2. Instalación de módulos nuevos
    • 4.3. Configuración post-instalación de módulos
    • 4.4. Actualización de módulos
    • 4.5. Desinstalación de módulos
  • 5. Módulos Básicos
    • 5.1. Administración de Finanzas
      • 5.1.1. Módulo de Contabilidad
      • 5.1.2. Módulo de Cuentas por Pagar
      • 5.1.3. Módulo de Cuentas por Cobrar
      • 5.1.4. Módulo de Reportes y Análisis Financiero
    • 5.2. Administración de materiales
      • 5.2.1. Módulo de Inventario
      • 5.2.2. Módulo de Gestión de Proveedores
      • 5.2.3. Módulo de Informes y Analítica de Materiales
    • 5.3. Administración de Producción
      • 5.3.1. Módulo de Planificación de la Producción
      • 5.3.2. Módulo de Fabricación
      • 5.3.3. Módulo de Gestión de Calidad
      • 5.3.4. Módulo de Informes y Analítica de Producción
    • 5.4. Administración de Ventas
      • 5.4.1. Módulo de gestión de clientes (CRM)
      • 5.4.2. Módulo de pedidos y facturación
      • 5.4.3. Módulo de Informes y Analítica de Ventas
    • 5.5. Administración de Logística
      • 5.5.1. Módulo de Gestión de Almacenes
      • 5.5.2. Módulo de Transporte y Distribución
      • 5.5.3. Módulo de Informes y Analítica de Logística
    • 5.6. Administración de Compras
      • 5.6.1. Módulo de solicitudes de compra
      • 5.6.2. Módulo de órdenes de compra
      • 5.6.3. Módulo de informes y analítica de compras
  • 6. Módulos personalizados
    • 6.1. Descripción y Beneficios
    • 6.2. Pasos para crear un Módulo Personalizado
  • 7. Datacloud (gestión de datos)
    • 7.1. Work Space
      • 7.1.1. Creación del Work Space
      • 7.1.2. Visualización del Work Space
      • 7.1.3. Actualización del Work Space
      • 7.1.4. Eliminación del Work Space
    • 7.2. Base de Datos
      • 7.2.1. Creación de la Base de Datos
        • 7.2.1.1. Tipos de Base de Datos
        • 7.2.1.2. Personalización de la Base de Datos
      • 7.2.2. Visualización de la Base de Datos
      • 7.2.3. Actualización de la Base de Datos
      • 7.2.4. Eliminación de la Base de Datos
    • 7.3. Tablas
      • 7.3.1. Creación de Tablas
        • 7.3.1.1. Tipos de Tablas
        • 7.3.1.2. Personalización de Tablas
      • 7.3.2. Visualización de Tablas
      • 7.3.3. Búsqueda en Tablas
        • 7.3.3.1. Filtros de los Registros
        • 7.3.3.2. Búsqueda de los Registros
      • 7.3.4. Actualización de Tablas
      • 7.3.5. Eliminación de la Tablas
    • 7.4. Headers
      • 7.4.1. Creación de los Headers
      • 7.4.2. Glosario de los Headers
      • 7.4.3. Edición y Gestos de Headers
        • 7.4.3.1. Edición General
        • 7.4.3.2. Ajustes a los Headers
        • 7.4.3.3. Personalización de los Headers
      • 7.4.4. Tipos de Headers
      • 7.4.5. Eliminación de Headers
    • 7.5. Registros
      • 7.5.1. Creación de los Registros
      • 7.5.2. Edición y gestos de los Registros
        • 7.5.2.1. Edición General
        • 7.5.2.2. Ajustes de los Registros
        • 7.5.2.3. Personalización de los Registros
      • 7.5.3. Tipos de Registros
      • 7.5.4. Eliminación de Registros
    • 7.6. Integración con Otros Sistemas
      • 7.6.1. API y conectores TQL
      • 7.6.2. Documentación Postman
      • 7.6.3. Configuración de integraciones
  • 8. Seguridad y permisos
    • 8.1. Configuración de permisos de usuario
      • 8.1.2. Asignación de permisos
      • 8.1.1. Niveles de acceso
    • 8.2. Políticas de seguridad
      • 8.2.1. Protección de datos
      • 8.2.1. Contraseñas y autenticación
      • 8.2.2. Revisión y control de sesiones autorizadas
  • 9. Soporte y Actualizaciones del Sistema
    • 9.1. Soporte Técnico
    • 9.2. Actualizaciones del sistema
  • 10. Preguntas frecuentes (FAQ)
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  • Fase 1: Preparación Inicial
  • Fase 2: Planos del Negocio
  • Fase 3: Realización
  • Fase 4: Preparación final
  • Fase 5: Inicio y soporte post-productivo
  1. 2. On-boarding e Inicio Sesión

2.2. Metodología On-boarding

La metodología de onboarding de Tecretail está diseñada para facilitar una integración fluida y eficiente del sistema en su empresa a través de actividades definidas en un roadmap de implementación que divide las actividades y tareas en cinco fases principales:

Fase 1: Preparación Inicial

En esta etapa, el equipo del proyecto recibirá formación en los principios básicos del sistema y en el mapa de procedimientos. Se finalizará el plan del proyecto a nivel general y se revisará la configuración del hardware necesario. El proyecto comenzará oficialmente con una reunión de lanzamiento, que no solo incluirá al equipo del proyecto y a los consultores del implantador, sino también a otros miembros clave de la empresa. Este inicio establecerá un entorno favorable para el proyecto, subrayando su importancia en relación con los objetivos futuros de la compañía.

Fase 2: Planos del Negocio

El objetivo de esta fase es comprender las metas del cliente y definir los procesos de negocio necesarios para alcanzarlas. En una reunión ejecutiva, se discutirán los objetivos del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio a alto nivel. Los requerimientos más detallados se abordarán en reuniones de trabajo específicas para cada proceso de negocio. Estas reuniones serán dirigidas por los consultores del implantador.

Para asegurar que se han entendido correctamente los requerimientos del grupo y que todos los involucrados en el proyecto están incluidos, se preparará un “Plano” del estado futuro. Este plano será presentado a los ejecutivos para su aprobación e incluirá un diagrama de la estructura de la empresa y un borrador inicial de la definición de los procesos de negocio que se utilizarán. Ambos se presentarán en formato escrito y gráfico. Con la elaboración de estos Planos, se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Comenzamos con una reunión para conocer tus necesidades y expectativas. Aquí te presentamos a nuestro equipo, revisamos los objetivos del proyecto y recopilamos información sobre tus procesos empresariales. Luego, analizamos a fondo tus necesidades específicas. Hablamos con los usuarios clave y revisamos tus procesos actuales para definir los módulos personalizados que necesitas.

Fase 3: Realización

En esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador trabajarán por separado para completar las tareas asignadas. El equipo asistirá a entrenamientos de nivel 2 y 3, organizados en torno a procesos de negocio. Durante el entrenamiento de nivel 2, el equipo se volverá más competente y comenzará a modelar el sistema según los requisitos de una empresa modelo. Este entrenamiento también proporcionará una comprensión de las herramientas y recursos del sistema, así como la integración de sus componentes. El entrenamiento de nivel 3 permitirá al equipo adquirir conocimientos detallados sobre los procesos de negocio.

Mientras el equipo está en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros, y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio con el equipo del proyecto y otros usuarios clave permitirá la retroalimentación y confirmación de los “planos aprobados”.

Un sistema que refleje los catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto, reforzando el entrenamiento recibido. La configuración de cada proceso de negocio central se dividirá en ciclos de flujos de procesos relacionados. Estos flujos se configurarán junto con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuario, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también ofrecen puntos clave para probar y simular partes específicas del proceso global de negocio. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata e involucra a toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente trabajará estrechamente con los consultores para definir los escenarios específicos de negocio y las condiciones de excepción. Este enfoque maximiza la transferencia de conocimientos, permitiendo al equipo repetir la configuración de los procesos centrales del negocio mientras ajusta el sistema para incluir procesos comunes de negocio. El equipo completará el entrenamiento detallado de nivel 3 durante los ciclos.

Paralelamente, se desarrollarán y probarán los programas de interfaz y conversión, así como los reportes especiales. Configuramos el ERP según lo que hemos identificado, instalamos el software y ajustamos tanto los módulos estándar como los personalizados para que todo funcione a la perfección.

Fase 4: Preparación final

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará a usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema.

Realizamos pruebas de funcionalidad e integración para asegurarnos de que el ERP funcione correctamente y cumpla con tus requisitos. Validamos el sistema con usuarios clave para garantizar que todo esté en su lugar. Transferimos tus datos del sistema anterior al nuevo ERP. Nos encargamos de la extracción, limpieza, transformación y carga de los datos para que todo esté en orden. Ofrecemos sesiones de capacitación intensivas para que tus usuarios comprendan y utilicen eficazmente el nuevo sistema ERP. También se proporcionan los manuales de usuario y soporte durante cualquier duda o inconveniente.

Fase 5: Inicio y soporte post-productivo

Justo después de la implementación, el sistema debe ser revisado y ajustado para garantizar que respalda completamente el entorno empresarial. Este proceso no solo implica verificar la precisión de las transacciones comerciales, sino también realizar entrevistas informales con los usuarios para asegurarse de que sus necesidades estén siendo satisfechas.

Finalmente, ponemos en marcha el ERP en el entorno de producción y supervisamos su funcionamiento para resolver cualquier problema inicial. Ofrecemos soporte técnico continuo para asegurar que todo siga funcionando sin inconvenientes.

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